員工離職時公司應注意的事項～法令規定之必要程序與實務應對～

員工離職時公司需辦理各項相關手續，若未妥善處理可能引發勞資糾紛或行政上的風險，尤其在台灣，員工離職時公司須交付的文件、未休特休的結算等制度與日本有所不同，因此企業有必要充分理解並妥善應對。
本次將介紹員工並非因遭解僱而是自行提出離職時，公司應辦理的主要事項。

■ 確認離職意願及離職日期

員工離職時最常見的糾紛之一，就是雙方對於「本人並沒有離職的意思」或「未就離職日期達成共識」等認知上的落差，因此建議不要僅是口頭確認，而應透過書面等可作為證據保存的方式確認離職意願。
只要符合公司內部管理方式，無論是離職申請書、電子郵件、LINE 等聊天訊息皆可，重點在於必須能夠客觀確認「本人離職意願」及「離職日期」。

■ 確認離職預告期

依據台灣《勞動基準法》第16條規定，員工自願離職時，應遵守以下預告期：
 

即使員工未遵守上述預告義務，《勞動基準法》也未規定相關罰則；此外若公司與員工雙方皆同意，也可以不受預告期間限制，提前離職日期。

■ 未休特休及加班補休的結算

員工於離職時如仍有未休畢的特休或加班補休，公司依法有義務將未休部分折算工資發給員工。
「因離職而使特別休假或補休失效」的作法並不被允許，如未辦理結算可能違反《勞動基準法》，因此員工離職時務必確認剩餘休假天數，並與薪資一併完成結算。

■ 準備公司應交付的文件

・服務證明書（在職／離職證明）
依據台灣《勞動基準法》第19條規定，如員工提出申請公司必須開立「服務證明書」。
服務證明書通常記載姓名、任職期間及工作內容，不得記載對員工不利的內容，其性質相當於日本的「離職證明書」，但在台灣一般使用「服務證明書」此名稱。
※若屬公司資遣等非自願離職，則須另外開立申請失業給付等所需之「非自願離職證明書」。

Q. 是否有交付「健保轉出證明」的義務？

實務上，經常有人詢問「健保轉出證明」，所謂健保轉出證明，是用來證明健保退保手續已完成的資料，但法令並未規定公司有交付義務。
由於員工至新公司辦理健保加保時可能被要求提出相關證明，實務上不少公司會提供「保險對象退保申報表」影本，或退保完成畫面等可證明退保完成的資料給員工。

中央健康保險署亦建議，變更加保單位時可將「保險對象退保申報表」影本交付本人，由本人攜帶至新的投保單位辦理加保，因此雖然這並非法定義務，但若員工提出申請，仍建議公司提供上述相關資料。

■ 建立交接事項及公司財物歸還清單

員工離職時除了工作交接之外，確認公司借用之物品是否全數歸還也相當重要。例如：筆電、員工證、門禁卡、辦公桌鑰匙、公務手機、制服及各類文件等，建議製作清單逐項檢查，由公司與員工雙方共同確認並簽名，可避免日後發生「已歸還／未歸還」等爭議。同時也不要忘記資訊安全相關作業，例如停用系統帳號、刪除各項存取權限等。

完善且順利的離職流程，不僅有助於維持與員工之間的良好關係，也能有效預防不必要的勞資糾紛及行政風險，建議企業事先建立內部作業流程及檢查清單，並依照規範妥善執行。